Za svojí dosavadní pracovní kariéru jsem prošel společnostmi různých velikostí. Od začínajících firmiček o pěti, dvaceti lidech, přes stabilní s padesáti až dvě stě pracovníky, až po molochy s jednotkami a desítkami tisíc zaměstnanců. Každá velikost firmy vyžaduje jiný druh řízení (o tom mluvit nechci) a jiný způsob sdílení informací. Zatímco v partičce pěti lidí si všechno řeknete takřka u jednoho stolu, tak při počtu dvě stě už jste na hraně toho, abyste všechny znali (řekněme alespoň na úrovni přiřadit obličej ke jménu a zařazení do týmu). Navíc s největší pravděpodobností už ani nesedíte v jedné kanceláři. Jak tedy sdílet informace i ve větším kolektivu?

Rada starších

Chci mluvit o IT firmě velikosti padesát až dvě stě lidí, kde ne všichni jsou programátoři a nemusí ani sídlit v jediné pobočce. Třeba Dagi psal, že posílá newslettery. Nám se osvědčil koncept „osobního“ setkávání, byť přes videokonferenci, které říkáme Rada starších.

Rada starších byl původně pracovní název, ale buď se tak uchytil, nebo jsme nevymysleli nic lepšího. Schůzka se koná každý týden, trvá hodinu a účastní se jí techničtí lídři za jednotlivé projekty či komponenty.

Rozhodně nebylo cílem, aby název působil nafoukaně. Účastníci by měli informace šířit dál do svých týmů (bohužel si nejsem jistý, zda se tak vždy děje). Každopádně z každé schůzky existuje na intranetu všem přístupný zápis. Navíc platí nepsané pravidlo, že kdokoliv se může do videokonference připojit a poslouchat, nicméně svoje připomínky by měl tlumočit přes svého technického lídra, protože diskuse lze efektivně moderovat jen do určité velikost.

Organizace

Rada je jedna ze schůzek, kterou máme plně pod kontrolou, děláme ji sami pro sebe. Snažíme se ji využívat k vytříbení našeho profesionální chování.

Různé zpoždění a přetahování není zlozvykem jen francouzských firem. Takže videokonferenci startujeme s předstihem, abychom mohli začít na čas. Schůzku ukončujeme pět minut před koncem, abychom nezabírali zasedací místnost někomu, kdo ji má zamluvenou po nás, a zároveň abychom umožnili kolegům se přesunout na případné jiné schůzky a přijít tam včas. V naději, že tak půjdeme dobrý příkladem ostatním a že i ti jednou budou organizovat schůzky obdobně.

Zápis je k dispozici ještě tentýž den. Kolegům prokazujeme respekt tak, že jim věnujeme plnou pozornost a nezíráme do počítače (ne všichni zvládnou, ale to je jejich vizitka). Do videokonference se připojujeme pod svým skutečným a plným jménem. Používání videokamery nevynucujeme. Někdy může být místo připojení nevhodné či nevyhovuje internetová linka, ale pokud to jde, tak je slušné, že pokud účastník vidí ostatní, takže i ostatní by měli vidět jeho (pomáhá to i ohledně přiřazení obličeje ke jménu).

Agenda

Zastávám názor, že i kdybychom se jen sešli a hodinu klábosili, tak to má přínos už jen proto, že se lidé potkají. Na druhou stranu v současné době chodí pozvánka na 27 lidí, což vyčísleno na náklady už je slušná částka. Poslední rok má agenda přibližně tuto podobu.

První třetinu věnujeme jakémusi statusu jednoho konkrétního projektu či komponenty (co se jim povedlo, co je trápí, co mají v plánu…). Pomáhá to propojovat lidi a šířit povědomí, na koho se může člověk obrátit, až bude řešit něco podobného. Případně se někdo může nabídnout s pomocí. Každý týden mluví někdo jiný, pořadí je předem známo a neustále se opakuje dokola. Následuje vyhrazený prostor pro frontend, jelikož dřív byl trochu utlačován na úkor backendu. Zbylý čas věnujeme tématům, které účastníci průběžně připisují na seznam. Tohle trochu drhne, protože s tématy nepřichází zdaleka všichni a zapojení do debat taky není rovnoměrné. Nad tím se ještě musím zamyslet.

Poznámky k moderování

Dostal jsem už k rozjeté radě a teď se ji snažím udržovat. Moderování je pro mě dobrá škola. Snažím se dbát na to, abych méně mluvil, víc poslouchal a vhodně se ptal. Chtěl bych, aby více mluvili ostatní. Poučen četbou knihy Ticho, se občas soustředím na dělání pauz, ale asi pořád nejsou dost dlouhé. Je to o to těžší, že přes videokonferenci nezvládnete obsáhnout mimiku celé skupiny.

Závěr

Formát rad se nám osvědčil. Můžu ho dál doporučit. Následně vznikla i Testerská rada a Analytická rada. Na Radě starších nám dokonce jeden jejich člen hostuje. Teď mě napadá, že my jsme asi nikdy nebyli na jejich radě. Čas to napravit.

Dnes se všichni zaklínají plochou strukturou, ale při případném růstu, je potřeba měnit způsob vedení firem i šíření informací. Pokud i přes růst zůstanete u starých způsobů, můžete narazit. Nedokážu si představit, že by rada mohla dál výrazně navyšovat počet členů. Museli bychom přijít s nějakou změnou.

Související